Privacidad en reuniones online
Las reuniones virtuales online mediante voz, vídeo o a través de servicios web son una constante del trabajo actual y del teletrabajo, que se ha visto enormemente potenciado por motivo de la pandemia de la COVID-19. Si bien cada vez somos más conscientes de la necesidad de proteger nuestra privacidad y seguridad en el mundo online, con las reuniones virtuales debemos adoptar medidas específicas.
Consejos básicos para mantener reuniones online con privacidad y seguridad:
Toma nota de los siguientes consejos de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) para que tus videollamadas sean seguras:
- Sigue las políticas establecidas por tu empresa para las reuniones online. Esto incluye la utilización exclusiva del proveedor tecnológico aprobado por la compañía.
- En las reuniones con muchos asistentes, es conveniente designar un encargado que ayude al organizador en el control de los asistentes y cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.
- Piensa que la reunión puede ser grabada y difundida, por lo que es importante tener presente la sensibilidad de los temas a tratar.
- Limita la reutilización de los códigos/enlaces de acceso.
- Si es una reunión de especial confidencialidad, bien por el tema a tratar o bien por la identidad de los participantes, utiliza códigos, urls de enlace y/o pines de acceso de un solo uso. También puedes utilizar una autenticación de doble factor.
- Utiliza una ‘sala de espera’ para poder ir admitiendo a los participantes. La reunión no debe comenzar hasta que se una el anfitrión.
- Habilita la notificación para cuando los asistentes se unen a la reunión y asegúrate de que el anfitrión pide a los nuevos asistentes que se identifiquen.
- Si existe la opción, utiliza un panel para comprobar los asistentes e identificar aquellos que sean genéricos.
- En caso de grabar la reunión, informa adecuadamente a los asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación.
- Antes de empezar, comprueba qué hay detrás de ti y qué información personal estás compartiendo con los asistentes a la reunión.
- Avisa a tu familia o personas que estén en la casa, que vas a tener una reunión online.
- Recuerda durante la reunión desactivar el micrófono y el video cuando no sea necesario. Presta especial atención a los micrófonos inalámbricos.
- Asegúrate de que la captura de video y audio no continúa cuando termina la reunión.
- Cuando termine la reunión, asegúrate de utilizar un dispositivo que inhabilite físicamente la cámara (pestaña, adhesivo o similar).
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