EL REGISTRO DE JORNADA LABORAL Y LA PROTECCIÓN DE DATOS

La nueva normativa relativa al control horario de los trabajadores ya es de obligado cumplimiento para todas las empresas. Supone, desde el pasado 13 de marzo, que las empresas están obligadas a llevar un registro de control horario de sus trabajadores.

Con el fin de salvaguardar la información de los empleados, cuya responsabilidad corresponde en exclusiva al empresario, este se verá obligado a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias que por diseño, exige adoptar el vigente Reglamento (UE) General de Protección de Datos de 27 de abril de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de Diciembre, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, o en su caso, exigirlas al proveedor que le prestare el servicio externalizado, con independencia de que el tratamiento se lleve a cabo a través de medios electrónicos y/o en formato papel.

¿Qué tipo de sistema pueden utilizar las empresas para el control horario?

La empresa podrá habilitar el sistema que considere más adecuado y por tanto, desde la perspectiva del derecho fundamental de la protección de datos, tendrían la misma base de legitimación y no precisarían el tratamiento consensuado con los trabajadores los sistemas manuales, analógicos o digitales al efecto de generar la correspondiente prueba justificativa del registro diario de la jornada de cada trabajador, que deberá estar a disposición tanto de los propios trabajadores como de la Inspección de Trabajo y los Representantes Legales de los Trabajadores y tendrá que  almacenarse por un periodo de 4 años.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha incidido en que el control de la jornada laboral por parte de las empresas debe ser “el menos intrusivo posible”, siendo muy importante la aplicación del principio de “minimización” y que se ponderen las obligaciones y los derechos de los afectados

¿Es necesario el consentimiento del trabajador para implantar un sistema de control horario? ¿Hay que informarle acerca de las medidas de control establecidas?

Con carácter general y para la implementación del registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador, siendo base suficiente de legitimación la propia norma laboral, que en el artículo 34.9 ET establece la obligación de las empresas de realizar dicho registro de la jornada con carácter individual de cada persona trabajadora y que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1.c del Reglamento europeo 2016/679 (RGPD), el tratamiento de datos personales de los trabajadores derivado de la implantación del registro de jornada es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento. No obstante lo anterior, la existencia de una lícita condición para el tratamiento de los datos de los empleados sin necesidad del consentimiento de los trabajadores no excluye el deber de las empresas de informar a los trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales individuales que se obtienen con dicho registro.

Si se delega en una tercera empresa a la que se encomendara la realización de este registro, como podría ocurrir en el caso de una aplicación web, ésta sería considerada como la encargada del tratamiento y tendría que cumplir con sus obligaciones en protección de datos. En todo caso, tendrá que incluir este registro en su análisis de riesgos y la evaluación de impacto con el sistema elegido para la recogida de los datos.

Si existe cesión de datos hay que informar a los trabajadores de la cesión, hay que saber si el aparato digital está conectado con la empresa que lo comercializa o la que da soporte al software, en ese caso pueden tener acceso a  la información o directamente lo tienen.

Finalmente, los datos resultantes de ese registro de jornada tendrán que suprimirse una vez que hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la que se recabaron.